Confira o quanto um sistema financeiro pode automatizar e simplificar sua gestão
A economia brasileira tende a apresentar inúmeros desafios para as empresas. Isso torna ainda mais importante uma gestão financeira mais precisa e profissional.
Apesar de uma boa gestão financeira ser fundamental ela não pode tomar muito tempo do empreendedor. Por isso encontrar formas de automatizar processos, simplificar a tomada de decisões é muito importante para liberar o empreendedor para as demais atividades na empresa.
1 – Automatize tarefas de gestão financeira e foque no negócio
O mais importante para o empreendedor é focar em vender, expandir seu negócio, produzir e atender o cliente.
Por isso o ideal é o empreendedor conseguir automatizar o máximo de atividades operacionais.
Escolha sistemas de gestão que possibilitem a emissão de boletos e emissão de NFe automáticas. Isso não só poupa tempo, como permite que o controle de gestão financeira fique ainda mais preciso. Com isso, nenhum recebimento fica esquecido.
2 – Centralize a gestão financeira em um único local
Procure definir um responsável pela gestão financeira e defina uma única ferramenta de controle onde você irá centralizar todos os lançamentos. Além disso, procure separar as contas pessoais da conta da empresa.
Ao centralizar as informações você evita erros, consegue ter um retrato fiel do seu negócio e toma decisões com mais agilidade. Para isso, existem inúmeros sistemas de gestão no mercado que permitem concentrar todas as funções de uma boa administração financeira.
3 – Concilie as contas com frequência
Uma rotina simples e que, muitas vezes, é deixada de lado é a conciliação bancária. Nela o empresário confere se todos os lançamentos realmente foram compensados, se as receitas realmente caíram na conta, etc. Num ano de aperto isso pode fazer a diferença.
Identificar pagamentos não efetuados com rapidez pode evitar o desperdício com pagamentos de multas e juros por atraso. Utilizar um sistema que auxilia a apuração da compensação de receitas pode estabelecer uma cobrança ágil e manter o caixa saudável.
É possível fazer a conciliação manualmente, imprimindo o extrato e identificando todos os lançamentos. Porém, existe outra forma mais precisa e mais ágil que é usar um sistema de gestão financeira que faça a conciliação bancária de forma automatizada reduzindo o trabalho e agilizando todo o processo.
4 – Identifique os números que serão monitorados na sua gestão financeira
Procure definir indicadores que você irá monitorar com frequência. Esses indicadores permitem você identificar a situação do seu negócio com rapidez e tomar medidas para melhorar ou reverter situações.
Confira alguns exemplos de indicadores:
- Restaurante: número de pessoas servidas, tíquete médio (média de valores gasto por cliente), faturamento de bebidas, faturamento de almoço, faturamento do jantar
- Loja: tíquete médio, número de vendas por mês, 10 itens mais vendidos
- Serviços: faturamento mensal, faturamento por tipo de serviço, tíquete médio
Além de definir os indicadores, procure montar relatórios que sejam fáceis de serem elaborados e acompanhados. Se preferir use um software de gestão que possua módulos específicos de relatórios online para facilitar a tomada de decisão.
5 – Controle seu estoque
Se o seu negócio possui estoque é fundamental ter uma visão geral e conseguir gerenciá-lo facilmente. Nesse caso, é importante procurar ferramentas práticas e completas que lhe ajudem nisso.
Controlar bem seu estoque é fundamental. Seja para evitar roubos, como também para não deixar mercadorias e dinheiro parados. Quem é comerciante sabe bem o desafio que é administrar dezenas a centenas de itens num estoque. Além disso, um estoque bem administrado permite que não falte produto e, com isso, não se perca vendas.
6 – Profissionalize seu contas a receber e sua cobrança
Num ano desafiador, manter as contas a receber em dia é fundamental. Com a inadimplência crescendo, possuir controles melhores no contas a receber significará mais dinheiro em caixa.
É fato que um negócio pequeno possui centenas de prioridades e contas a receber é só mais uma deles. Por isso, tornar o sistema mais automatizado e profissional pode facilitar a vida.
Nesse caso procure por sistemas de cobrança por e-mail que permitem identificar quais clientes receberam a cobrança, além de poupar custos com papel e correios.
7 – Defina responsáveis e separe atividades na gestão financeira
Para uma boa gestão financeira é imprescindível definir responsabilidades bem claras, separar quem pode acessar determinada informação ou liberar determinado pagamento. Para isso, procure no internet banking dos bancos como customizar os usuários e o que cada um pode fazer. Por exemplo, é possível definir que um usuário só agende pagamentos enquanto outro – o sócio, por exemplo – autorize. Isso evita de que um funcionário pague uma conta não autorizada.
O mesmo vale para o sistema de gestão financeira. Nele você pode definir o que cada um tem acesso para lançar de informações e para visualizar configurando os perfis de usuários.
